Es importante para mantener saludable financieramente una empresa, el que siempre se le ponga mucha atención a los gastos y costos en los que incurrimos, y para ello debes poder identificar de forma inteligente cuales y como se pueden evitar o reducir costos.
Primero, destruye tus deudas. No puedes salir de deudas “con una dieta milagro”. Aunque esté bien vestida, la pobreza sigue siendo pobreza. Si tu negocio está produciendo mucho dinero, no significa que te lo estés quedando tú como socio.
Esta no pretende ser una guía particular, ya que sería muy extensa por el tipo de empresa en la que te encuentras, tu sistema de gestión, su industria y el nivel de facturación que tengas, pero los consejos que te daré son aplicables a cualquier tipo de empresa, de cualquier tamaño y estoy seguro que si lo pones en práctica, te será de gran utilidad para el crecimiento de tu empresa.
Debes tener algo claro, esta metodología que te daré no le pondrá remedio a tu negocio permanentemente si no lo conviertes en un hábito, ya que como somos humanos, si sentimos un dolor y nos tomamos una pastilla, generalmente desaparece el dolor y volvemos a actuar como antes. Lo mismo en las finanzas, si tu objetivo es salir de deudas o reducir costos, seguro lograrás bajarlos al implementar los puntos que te mencionaré, pero cuando te deje de doler, porque creciste, porque vendiste más, seguro regresarás a tus actuales formas de administrar y regresarán los problemas, la crisis y las deudas.
Hay un consejo que le pone solución a la deuda y al gasto excesivo: “Disfruta ahorrar más de lo que disfrutas gastar.” Si lo disfrutas, será más fácil que cumplas cualquier objetivo de rentabilidad en tu negocio.
Lo primero en lo que debes enfocarte
Lo primero en lo que debes enfocarte es en la información con la que cuentas. Estados financieros, gastos mensuales y acumulado anual comparativos, nómina, costo de ventas y demás erogaciones que tenga tu empresa.
En caso que no tengas información que emita tu área de Contabilidad o tu Contador Externo, puedes también comenzar en tu Estado de Cuenta y hacer un análisis a detalle para reducir costos y gastos en tu empresa.
Paso 1. Identificación de los conceptos de Costos y Gastos
- Haz un listado de conceptos en donde definas primero todas tus erogaciones, y les definas si es un costo o un gasto.
- Dentro de la línea que definiste como costo, sé tan específico como puedas para describir cada parte de tu proceso, por decir, materia prima, producción, personal, empaque, almacenaje, logística, costo de terceros, etc.
- Dentro de la línea de Gasto, define cuales son fijos y cuales son variables, y dentro de ellos hazlo lo más específico que puedas. De qué departamento son, de ventas, administración y demás áreas o departamentos con los que cuente tu empresa.
- Ahora si, basándote en la información que tienes en tus Estados de Cuenta, llena cada uno de los conceptos de costos y gastos que tienes de manera mensual y de los últimos 12 meses. En caso de tener un costo o un gasto que no habías considerado en tu lista, pero salió en tu estado de cuenta, es momento de agregarlo.
Paso 2. Elegir qué tipo de costo o de gasto es cada uno de ellos.
1. En este segundo paso, ya que tienes identificado cada uno de los conceptos, proveedores, tipo de gasto e importe que tienes en cada uno, lo que harás es clasificarlo según la siguiente descripción.
G – Si es un costo o un gasto que generan Directamente Ganancia del Negocio
R – Cualquier costo o gasto, que, aunque es necesario, puede ser Reemplazado por una alternativa más barata.
I – Si consideras que es un gasto innecesario para proporcionar tu producto o servicio.
2. Revisa todas las erogaciones sean de personal, comisiones, gestión, equipo, renta, todas, y clasifícalo en G, R o I.
3. Ahora, encierra en un círculo cualquier cargo que sea recurrente, sin importar si es semanal, mensual o anual, para que lo tengas identificado, ya que sabes que volverá a presentarse en un futuro, y así, nos preparemos para el futuro o para tomar una decisión.
¿Cómo reducir recursos sin afectar la operación?
Es muy común y ya habrás escuchado la palabra procrastinar (dejar para otro día lo que puedes hacer hoy), y podrías pensar que mañana podrás empezar a reducir costos, pero un buen consejo es decirte que lo que deberías dejar para mañana es la compra que pensabas hacer hoy. Cada vez que queremos comprar algo, hay una parte emocional en nuestra mente que nos dice que lo necesitamos, hace que en ocasiones tomemos decisiones irracionales.
El esfuerzo aquí es tomar la decisión de esperar un día más. Y al otro día, pensarlo nuevamente y tomar un día más. Así, habrá decisiones que no tomarás, y esa compra compulsiva, la evitaremos logrando reducir costos de manera importante.
Aunque para estas alturas de tu lectura, pueda resultar muy obvio lo que debes seguir haciendo, te enlistaré un plan para tener una buena gestión, y así lograr el objetivo:
1. Elimina de forma inmediata todas las que clasificaste con la letra I. Si realmente puedes hacerlo, elimínalo. Siempre algo que canceles, en caso que te hayas equivocado, lo puedes volver a contratar, así que si lo dudas, también elimínalo.
2. Analiza todas las que clasificaste con letra R, ya que todo lo que puedes Reemplazar, es significado que lo puedes volver a negociar, los servicios, los precios de tu proveedor, el incremento en la calidad, por mencionar algunos, y es importante identificar que nos puede surgir aquí:
a. El personal generalmente es la parte más cara de cualquier negocio, por lo que deberás en este sentido tomar ciertas decisiones, por mencionar algunas estrategias.
i. Quítate el paradigma de que el personal especializado es muy caro. Hay gente que le gusta trabajar por proyecto, o solo puede medio tiempo o hay empresas especializadas que te resuelven el problema sin tener que estar en tu plantilla.
ii. Ten menos gente, mejor pagada y seguramente encontrarás eficiencia.
iii. Establece pago por objetivos
iv. Forma al personal para mejorar la eficiencia
v. Controla el horario de trabajo y la productividad para evitar pagos extras y mejorar la eficiencia en la productividad de servicios o productos.
vi. Informatiza o mete tecnología en la gestión que pueda ser sistematizada. Evitarás errores y lograrás reducir costos.
vii. Regla: Nunca bajes sueldos, la motivación se va al suelo y poner en riesgo la productividad, eficiencia y permanencia de tu talento, cuando consideres esto piensa en: tener menos personal, mejor pagado.
b. Todos los productos o servicios a los que les pusiste R, cotiza nuevamente con proveedores, negocia formas de pago, calidad, precio.
i. Comienza con los gastos más pequeños, necesarios. Lo que requieres es tomar mayor experiencia en las negociaciones.
ii. Sigue con los más grandes, hasta que llegues a tu objetivo.
Ahora sí, estás listo para crecer tu negocio de forma eficiente, considera que lo que estás haciendo es un éxito, la frugalidad es lo que te ayudará a dar un paso adelante y debe ser una forma de gestión correcta en una empresa.
Recuerda que para salir de la crisis con menor esfuerzo y mayores resultados lo que se requiere es generarlos lentamente, pero sin parar. Acciones pequeñas, repetitivas y continuas, generan un impulso poderoso y producen grandes resultados que pueden ser en el mejor de los casos inclusive predecibles.
